Chi arriva nel capoluogo ligure durante i giorni della kermesse probabilmente non immagina il lavoro che c’è a monte per far funzionare ogni singolo ingranaggio della macchina del Festival. Il programma, gli ospiti, gli animatori, gli sponsor, le location, le attività didattiche, le brochure e le informazioni per la città, i rapporti con la stampa, il sito internet, il sistema di biglietteria, i contratti da stipulare, i conti da far quadrare, centinaia di migliaia di visitatori da accogliere e coinvolgere. Con un’impresa del genere, nessun dettaglio può essere casuale o improvvisato. È un’impresa lunga un anno. Capitanata da una donna di 49 anni, fisico di formazione e manager di professione: Fulvia Mangili, genovese, alla sua seconda edizione come direttore operativo. Che, curiosamente, si è trovata catapultata nella cabina di regia del Festival, senza avervi mai partecipato da spettatrice.
“Dal 1999 – racconta Mangili – per motivi di lavoro ho vissuto via da Genova. Dopo essermi laureata in fisica e aver svolto alcuni anni di ricerca in fisica teorica, ho iniziato a lavorare nell’industria informatica, prima come sviluppatrice di software, poi in ruoli manageriali e dirigenziali. Una carriera che mi ha portato in giro per il mondo, finché nel 2009 sono tornata a Genova: l’azienda per cui lavoravo stava aprendo lì una filiale”.
Come è diventata direttore operativo del Festival?
Ho risposto a un’offerta di lavoro su internet. Cercavano un nuovo direttore operativo per il Festival della scienza di Genova. Mi sono proposta, e a giugno sono stata assunta, con l’obiettivo di organizzare il festival che sarebbe andato in scena a fine ottobre.
Il primo impatto?
Panico! Era come salire su un treno in corsa e i tempi erano molto stretti. Mi sono trovata a prendere decisioni arrischiate, come scegliere nuovi fornitori strategici. Ma le cose hanno funzionato.
In cosa consiste, praticamente, la sua attività?
Coordinare i lavori di un festival non è poi così diverso dal gestire un’azienda. La macchina organizzativa si muove non appena finisce un’edizione, per la successiva. Il consiglio scientifico si riunisce per identificare il tema dell’anno successivo e le date. Quindi viene lanciata la “call for proposal”, la richiesta di proposte di partecipazione a eventi, mostre conferenze da parte di enti, società, istituzioni ecc. Prima della fine dell’anno, bisogna chiudere i bilanci, contattare gli uffici marketing e commerciali degli sponsor, stimare il budget disponibile… Nei primi mesi del nuovo anno, si valutano le proposte ricevute, quindi si inizia a costruire il festival: selezioniamo gli spazi che ospiteranno gli appuntamenti, pianifichiamo la comunicazione, stipuliamo contratti. Contemporaneamente si porta avanti l’attività con le scuole, nonché il reclutamento, la selezione e la formazione dei 700 animatori del festival, su circa 1500 domande di candidati.
Tra sponsor, fornitori, istituzioni, ospiti, quante persone ruotano intorno al festival?
Negli ultimi mesi ho firmato circa 2000 contratti, e ognuno di essi era in duplice copia. Roba da callo dello scrittore…!
Crede che la sua formazione scientifica le sia servita?
Quando ho accettato questo lavoro, ho pensato che sarebbe stato la chiusura del cerchio. È una professione che unisce la mia preparazione universitaria, per quanto riguarda i contenuti del Festival, e la conoscenza manageriale e gestionale, maturata in azienda.
Quali novità ha apportato nella gestione del festival?
Ho introdotto un sistema di biglietteria più agevole per i visitatori, che ora hanno la possibilità di acquistare i biglietti anche prima del festival. È stato intensificato il rapporto con le scuole e il territorio, ristrutturato il call center, rinnovato la documentazione cartacea, allargato la lista degli sponsor perché il Festival sia una vetrina di molti e non di pochi. Abbiamo sviluppato un nuovo sito web, con applicazioni per smart phone e cellulari, aperto un canale su youtube, pagine su facebook, twitter e altri social network. Quest’anno sarà un Festival della scienza 2.0. Inoltre, in collaborazione con Telecom, abbiamo predisposto un servizio di webcasting per le grandi conferenze, per consentire a chiunque di seguire anche da casa, in remoto, gli ospiti illustri del Festival. Ma per vivere appieno l’atmosfera del Festival bisogna venire, partecipare, toccare sperimentare.
Il Festival 2010 è alle porte. È soddisfatta?
Sì, ma il merito non è mio: è stato uno splendido lavoro di squadra di tutte le persone che hanno lavorato con me.